Monitoring GPS pojazdów a RODO. Co warto wiedzieć i gdzie szukać profesjonalnej porady?

Monitoring pojazdów
RODO nie wyklucza możliwości stosowania systemów monitorowania GPS. | fot.: materiał partnera zewnętrznego

Monitoring GPS to rozwiązanie chętnie stosowane przez przedsiębiorstwa z dużą flotą pojazdów firmowych, m.in. te działające w branży transportowej czy handlowej. System monitorowania umożliwia optymalizację kosztów eksploatacji samochodów, zwiększa bezpieczeństwo kierowców, a także jest skutecznym narzędziem nadzorowania jakości pracy. Jak jednak ma się obecność GPS w autach służbowych do RODO, które weszło w życie 25 maja 2018 roku?

RODO to rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE, którego celem jest ujednolicenie przepisów związanych z ochroną danych osobowych na terenie całej Unii Europejskiej. Zasady, które wprowadza rozporządzenie, mają na celu wzmocnienie ochrony danych osobowych i zwiększenie przejrzystości sposobu, w jaki są gromadzone i przechowywane. Co ważne, w myśl RODO dane o lokalizacji są danymi osobowymi. Dlatego właśnie, wprowadzając monitoring GPS do swojej firmy, warto zadbać o to, aby zrobić to zgodnie z obowiązującymi obecnie procedurami.

Monitoring GPS floty pojazdów – przejrzysta informacja to podstawa

Po pierwsze i najważniejsze, RODO nie wyklucza możliwości stosowania systemów monitorowania GPS. Możesz więc z nich korzystać w pełni legalnie, pod warunkiem, że zadbasz o wprowadzenie stosownych procedur. Jakich? Kluczowe jest jasne poinformowanie pracowników, że:

  • w pojazdach służbowych został zainstalowany monitoring GPS oraz jakie dane są zbierane przez urządzenie (m.in. o prędkości poruszania się, aktualnej pozycji, przebytej trasie, długości przerw w podróży, odwiedzonych punktach itp.),
  • dane są zbierane w celu zwiększenia bezpieczeństwa pracy, optymalizacji działań logistycznych oraz monitorowania wykonywania przez zatrudnionych powierzonych im obowiązków pracowniczych.

Co ważne, informacja musi być przekazana pracownikom minimum na 14 dni przed uruchomieniem systemu – jeśli dopiero zastanawiasz się nad jego wdrożeniem. Nowi pracownicy zaś muszą zostać poinformowani o jego obecności w momencie dopuszczenia do pracy.

Samochód służbowy wykorzystywany do celów prywatnych a RODO

Problematyczna może się wydawać kwestia monitorowania pojazdów wówczas, gdy samochód służbowy jest przydzielany pracownikowi również do celów prywatnych. O ile bowiem zbieranie przez monitoring GPS danych o lokalizacji pracownika w godzinach, gdy wykonuje swoje obowiązki, nie jest sprzeczne z przepisami – o tyle po pracy może naruszać jego prywatność. Rozwiązaniem jest montaż systemu, który pracuje w dwóch trybach – jazdy służbowej oraz jazdy prywatnej. Taką funkcję oferują np. urządzenia GPS oferowane w ramach usług świadczonych przez Konsalnet – największej w Polsce firmy z branży security. Warto podkreślić, że zgodnie z zasadą „privacy by default” wprowadzoną przez RODO, tryb jazdy prywatnej powinien być domyślnym ustawieniem nadajnika GPS.

Chcesz uzyskać więcej informacji na temat zasad monitorowania pojazdów w kontekście nowych przepisów? Możesz skontaktować się m.in. z Ministerstwem Cyfryzacji, GIODO lub z ekspertami z branży monitoringu GPS, którzy zapoznają Cię ze zmianami zasad ochrony danych osobowych od strony praktycznej i doradzą odpowiednie rozwiązania.


Materiał partnera zewnętrznego